Panorámica del Centro de Servicoos Culturales Nueva Santafé
El pasado 10 de mayo de 2013, se realizó con quórum decisorio la Asamblea de Delegados de las tres manzanas de la Nueva Santafé al Centro de Servicios Culturales y Recreativos, la cual se desarrolló en un buen ambiente que permitió llegar a acuerdos entre los tres conjuntos, que de ser implementadas por la nueva Junta le aseguran al Centro un buen desarrollo y el beneficio de toda nuestra comunidad. La Junta y las administradoras salientes rindieron su informe de gestión, el cual fue aprobado por Asamblea, y presentó los estados financieros y presupuesto para 2013-2014 que también fueron aprobados.
El Informe de Gestión de nuestros Delegados
Los ingresos presupuestados para el 2012 fueron de $229.261.320. Los ingresos reales fueron de 185.858.530, es decir que hubo un desfase de $43.402.790, debido a que las expectativas de gestión del Coordinador del Centro no se cumplieron a cabalidad.
Los egresos presupuestados fueron de $237.520.611 y se ejecutaron $233.587.842, con un cumplimiento del 98,34%. Sin embargo, por la inversión de la remodelación de los baños y cocina y la reducción de los ingresos, el resultado del ejercicio fue negativo, con una diferencia de $-47.729.312, que se suplieron con recursos de las reservas.
Según el Informe:
Se asegura el sostenimiento del Centro para todo el año
- · La valoración de la Junta sobre la gestión del período que va hasta mayo de 2013 es muy buena, dado que hizo una negociación con la Universidad Distrital que nos garantiza unos ingresos de $200.000.000 (doscientos millones) de pesos, que nos permite reponer las reservas y generan excedentes que dejan asegurada toda la gestión del 2013, sin contar otros ingresos por alquiler de salones para eventos sociales ni el alquiler del parqueadero.
- · Está en proceso de negociación el alquiler del Parqueadero del Centro, que tendrá un costo aproximado de 19.000.000 (diecinueve millones) de pesos mensuales, por un año.
- · Dicha situación nos permite asegurar que para el año 2013 habrá un superávit, que bien manejado permitirá mejorar el Centro e invertir en la conservacion de los tres multifamiliares.
Se resuelven problemas tributarios de Predial y Valorización
- · Después de varios años de litigio, la Oficina de Liquidación de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad dispuso archivar el expediente que buscaba el cobro de impuesto predial al predio del Centro de Servicios, por más de Cien millones de pesos ($100.000.000.oo). Sin embargo, continúan las acciones para evitar el cobro coactivo del impuesto de valorización por valor de $897.496.oo y el proceso de cierre de la Matricula inmobiliaria, que nos garantice que no habrán más cobros por dicho concepto.
Se realiza proyecto de remodelación de baños y cocina
- · Este proyecto tenía aprobación desde hacía tres años, debido a que el estado del Centro amenazaba ruina y estábamos expuestos a sanciones por el detrimento de un Bien De Interés Cultural. Dicho proyecto se ejecutó según los requerimientos de la Dirección de Patrimonio del Distrito, que sólo permitió remodelar algunos aspectos.
Aspectos administrativos
Se detectaron una serie de situaciones en el manejo de algunos contratos, que generaban sobrecostos para el centro, y algunas irregulares que se venían presentando desde tiempo atrás, debido a la falta de controles y procedimientos administrativos. Por tal razón, se orientó la implementación de los siguientes correctivos:
- establecer manuales de procedimientos para la prestación de servicios, administrativo y contable;
- modificación de los contratos de alquileres y revisión de los contratos ejecutados,
- establecimiento de pólizas de cumplimiento,
- establecimiento de consecutivos en los contratos y firma de los mismos por parte de los tres conjuntos;
- archivo adecuado de la información y de los soportes administrativos y contables,
- prohibición de elaboración de recibos provisionales,
- establecimiento de libros de control y registro de todos servicios que se prestan en el centro por parte de la vigilancia y registro de usuarios.
- En adelante está prohibido a los funcionarios del Centro recibir dinero en efectivo o cheque por cualquier concepto. Los pagos de los usuarios deben hacerse únicamente mediante consignaciones bancarias en la cuenta del Centro de Servicios.
PROPUESTAS APROBADAS POR LA ASAMBLEA DE DELEGADOS AL CENTRO DE SERVICIOS. PERÍODO 2013-2014
- Aprobar el Informe Contable de Balance y Resultados PENDIENTE, correspondientes al año 2011.
- Exigir el cumplimiento estricto del reglamento en lo atinente a la convocatoria de las reuniones de la Junta y la regularidad de las mismas, al menos una vez al mes, como una responsabilidad que asumen hoy expresamente los delegatarios.
- Exigir a la Junta el cambio de la profesional contable
- Avalar el alquiler del Centro a la Universidad Distrital por tres años más, con el fin de que generar recursos para trabajar un proyecto macro de desarrollo de los tres conjuntos y del Centro de Servicios.
- Avalar la destinación específica de los EXCEDENTES del Centro de Servicios para el arreglo, mejora y mantenimiento de toda la urbanización. Dicho proceso debe estar amarrado a un plan de inversiones común para los tres multifamiliares, que aplique las normas de transparencia en la contratación, tales como: selección objetiva, pólizas de buen manejo y cumplimiento, interventoría del proyecto y Comité de Veeduría.
- Incluir un aseador o aseadora más.
- Privilegiar la prestación del servicio del gimnasio a los residentes de los tres conjuntos, estimulando su vinculación mediante campañas publicitarias. Sólo en el caso de cupos no cubiertos por residentes, podrá darse el servicio personas ajenas al conjunto siempre y cuando sean recomendadas por los copropietarios. De todas maneras, la Junta deberá evaluar la pertinencia de incluir a personas externas, de conformidad con la legislación vigente para este tipo de servicios y previendo posibles demandas al Centro.
- Los ingresos por concepto de uso del gimnasio serán reinvertidos en dotación de equipos para el mismo.
- Se impulsará convenio con universidades que tengan la carrera de deportes o rehabilitación física, para que presten la asesoría deportiva a los usuarios del gimnasio.
- (PENDIENTE INCLUIR OTRAS DECISIONES. PROXIMAMENTE)
Orientaciones para la nueva Junta, aprobadas por la Asamblea de Delegados:
- No limitarse a los problemas del día a día y actuar bajo la dirección de un Plan de Desarrollo del Centro, que permita su consolidación y aporte al mejor vivir de los conjuntos.
- Cumplir estrictamente el reglamento en lo atinente a la convocatoria de las reuniones de la Junta y la regularidad de las mismas. Los revisores fiscales deben asumir y exigir el cumplimiento de estas normas y estar atentos a que se realicen las reuniones al menos una vez al mes.
- Realizar el proceso de cambio de la profesional contable
- Responder positivamente la solicitud de la Distrital para mantener el contrato por tres años más y utilizando más espacios.
- Alquilar el Parqueadero en su totalidad a empresa o entidad formalmente establecida, solvente y que dé todas las garantías de buen manejo, cumplimiento y buen precio.
- Exigir permanentemente la implementación de la formalización de los procedimientos y procesos administrativos y contables: continuar la tarea de elaboración, implementación y seguimiento de manuales de procedimientos, que garanticen la eficiencia en los servicios y el buen manejo de los recursos. Establecer altos estándares de calidad en la realización de las obras, que cuiden y embellezcan el patrimonio.
- Contratar la elaboración del proyecto de actualización del reglamento.
- Establecer un voluntariado de apoyo de los residentes en tareas concretas a la gestión administrativa: elaboración y archivo de actas, control al aseo, seguimiento a trabajos de reparación, programación y control de actividades culturales y recreativas, acompañamiento a la mejora de los servicios del gimnasio, actividades de información, etc.
- Implementar un plan de recuperación y uso del espacio de las canchas deportivas, hoy en manos de los habitantes de calle, para las actividades recreativas dirigidas por el centro, con acompañamiento de la alcaldía y de la policía.
- Hacer convenio con una universidad que tenga la carrera de comunicación social, para desarrollar un proyecto de comunicación e información en las tres manzanas, de largo aliento.
- FIESTA DE INTEGRACION: Abrir el rubro para distintas actividades realmente “ACTIVAS” de integración: “Medias Nueves de jardinería”, “Onces para pintar”, “Chocolatadas de embellecimiento y limpieza de alrededores”, etc.
- Exigir el compromiso real de los miembros de la Junta.
- Establecer mejores beneficios de descuentos de alquiler de salones a los copropietarios: 50% de descuento para quienes estén al día por todo concepto, presentando el paz y salvo de su administración. Este beneficio es personal e intransferible.
El Blog de la Comunidad 
Excelente saber que el Centro empieza a ser bien administrado y tiene buenas perspectivas
Bogotá, Enero 22 de 2014.
Señor:
José Rogelio Marín.
Coordinador CSCR.
Cr. 5 No 6B-15
Respetados Señores:
Teniendo en cuenta que en su comunicado ustedes reconocen que, All WIN SYSTEM SAS, puede desistir de continuar con el contrato firmado de acuerdo a lo pactado, formalmente les informamos que realizaremos la entrega del inmueble.
Y damos respuesta al mismo:
1- Las ofertas se hacen al comienzo, en la cual se concilian para llegar a un término favorable para las partes; para que se efectúe, las mismas, se hace estudio de viabilidad y conveniencia, donde entra hacer parte la logística, por lo anterior hubo tiempo suficiente para que los Oferentes tomarán la mejor decisión.
Es importante de nuestra parte hacer las siguientes precisiones:
Si se hizo el estudio de viabilidad y conveniencia, y teniendo en cuenta que en menos de cinco cuadras a la redonda existen 13 parqueaderos, con tarifas muy bajas por minuto, y especialmente para día completo y mensualidad, nuestra oferta fue por $8.000.000 (Ocho Millones de Pesos), Solicitando dos meses de gracia, para comenzar, por reacreditación de un local que se encontraba totalmente, cerrado, en desuso y por la inversión necesaria en logística, mercadeo y adecuación del lugar. Desafortunadamente no fue posible y el señor José Rogelio Marín, telefónicamente nos pidió subir la oferta a $13.000.0000 (trece millones de pesos), y los dos meses de gracia se cambiaron al segundo y tercer mes. Lo cual fue muy conveniente para ustedes, pero supremamente perjudicial para un sitio desacreditado que nos fue entregado en la temporada mas baja del año.
2- El punto de equilibrio se logra en entre los 3 y 6 Meses, siempre los primeros tres meses, es una inversión recuperable a largo plazo, lo cuales debe ser acompañados de un buen Mercadeo del Producto. A Los seis (6) meses es cuando se determina el punto de equilibrio, y en el caso actual no ha sucedido ninguno de los dos eventos.
Una inversión a un año jamás puede ser considerada a “largo plazo”, de los tres primeros meses, nunca se tuvieron los dos primeros de gracia que se solicitaron y tanto la adecuación del lugar como esfuerzo de mercadeo y ventas, significaron una suma considerable de dinero, se incluyeron entre otros pagina web, volantes de ubicación del sitio, volantes obsequiando 30 minutos gratis solo por conocer el parqueadero, estos volantes se ubicaron en todos los locales comerciales que lo facilitaron en los alrededores y se llego hasta el café Juan Valdés en El centro Cultural Gabriel García Márquez, entre muchos otros, acercamiento a Instituciones cercanas como, Archivo Distrital, Archivo general de la Nación, Cooperativa de empleados de la Dian, Superintendencia de Sociedades, Ministerio de relaciones exteriores, Universidad Libre, Colegio Salesiano de León XIII, y muchos mas.
Dando como resultado que en su mayoría el servicio requerido es por mensualidades y con este tipo de servicio ni al 1005 del parqueadero se lograrían los ingresos pretendidos por el consejo de administración, de tal manera que “Los dos eventos fueron cumplidos de nuestra parte”, incluso cumpliendo con un contrato que nos puso en total desventaja. Por lo cual es fácil determinar que entre los cuatro y los seis meses la perdida hubiera sido mayor y totalmente irrecuperable.
3. Como se efectuaron mejoras, éstas, de acuerdo al Contrato, quedan a favor del
arrendador sin ninguna clase de indemnización.
En cuanto a las mejoras, se respeta lo pactado en el contrato
4- Efectivamente, All WIN SYSTEM SAS, puede desistir de continuar con el contrato firmado de acuerdo a lo pactado, en clausulas que rige el mismo; no hay ninguna posibilidad de renegociar, ya que no tiene presentación ante la Comunidad en General de la Copropiedad a quien se le informó que arrendamos por Trece Millones ($13’000.000,00) y ahora decirles que se va- pagar Siete millones ($7’000.000,00)?. Podríamos como Junta ser acusados por detrimento económico.
Es claro que se ha ignorado totalmente los siguiente:
La renegociación de un contrato en el que específicamente, se estipula no exponer a sus partes a riesgo económico, no representa detrimento económico como delito.
Clausula Cuarta, Parágrafo segundo: Por las mismas condiciones especiales de re acreditación del inmueble objeto del presente contrato, y por el bien común de ambas partes contratantes, La arrendataria no deberá exponerse a riesgo económico y podrá desistir o re ofertar el presente contrato, dentro de los primeros tres meses después de su firma.
Clausula Décima.
Suspensión Temporal Del Contrato: Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, las partes contratantes podrán de común acuerdo suspender temporalmente la ejecución del presente contrato mediante la suscripción de un acta en la que conste tal evento, sin que para efectos del término de duración se complete el tiempo que dure la suspensión, y sin que se cause pago alguno por ese concepto.
Clausula Decimoquinta
Parágrafo tercero: las partes manifiestan conocer ampliamente las disposiciones legales enunciadas en el presente contrato.
A este respecto nunca se nos dio a conocer el reglamento de administración del CENTRO DE SERVICIOS CULTURALES Y RECREATIVOS NUEVA SANTAFE y El presente contrato de arrendamiento sobre este parqueadero se hizo con base en lo dispuesto en los artículos 17 y 18 del reglamento de administración del CENTRO DE SERVICIOS CULTURALES Y RECREATIVOS NUEVA SANTAFE.
Nos queda claro que para el grupo administrador No tiene ningún valor el esfuerzo, la inversión realizada y la generación de empleo.
Agradecemos proceder en conformidad en el menor tiempo posible.
Cordialmente,
CLAUDIA CASTRO
Gerente General All Win System